[Blogparade]: Entspannt #Selbständig durch virtuelle Assistenten | #FutabilityTipp

SelbständigAuf dem Blog von Simone Weissenbach läuft zur Zeit eine Blogparade zum Thema „Entspannt Selbständig“. An dem Thema bin ich gedanklich hängen geblieben. Für mich ist Selbständigkeit nicht immer entspannend. Entspannt selbständig zu sein kann nämlich eine wirkliche Herausforderung sein, wenn – so wie in meinem Fall – die Arbeit im Home-Office erfolgt und es somit kaum eine räumliche Trennung zwischen Job und Familie gibt. Bin ich entspannt selbständig – kann ich entspannt selbständig sein? Ja, seit einigen Jahren kann ich zumindest entspannter selbständig sein, dank der grandiosen Hilfe meines virtuellen Assistenten.

Und das kam so: Im Sommer 2009 las ich das Buch von Timothy Ferris „Die 4-Stunden-Woche“. Er beschrieb das Konzept der virtuellen Assistenten, das mich faszinierte. Bei dieser Faszination blieb es jedoch vorerst, bis eines Tages meine studentische Mitarbeiterin ihr Studium abschloss und eine Festanstellung fand. Zeitgleich lösten wir unser Büro in Köln auf, weil wir unsere gesamte Agentur auf „Home-Office“ umgestellt hatten. Es gab also keine Präsenz-Arbeitsplätze mehr für studentische Mitarbeitende.

Und da fiel mir Timothy Ferris wieder ein. Ich recherchierte im Internet, ob es virtuelle Assistenten nicht auch in Deutschland gibt – und tatsächlich wurde ich fündig. Mein persönlicher virtueller Assistent ist ein Goldstück, der mir buchstäblich den Rücken freihält, ein wachsames Auge auf Termine hat – und ohne den vieles viel, viel länger dauern würde. Ich kommuniziere mit ihm über Skype und per eMail und über diesen Weg habe ich ihn gebeten, seinen Beruf selbst ein bisschen näher zu beschreiben. Ich freue mich sehr, ihn an dieser Stelle „sprechen“ zu lassen:

„Wenn sich Selbstständige dazu entschließen zu delegieren, kommen wir, die virtuellen Assistenten, zum Einsatz. Als virtueller persönlicher Assistent unterstütze ich die unterschiedlichsten Kunden: Von der Hochschullehrerin zum Architekten, vom Studenten zum Internetverkäufer ist alles dabei. Das sind alles Menschen, die ihrer Selbstständigkeit entspannt begegnen, denn sie haben verstanden, dass sie nicht alles selbst tun müssen und auf eine Alternative, die sich lohnt, zurückgreifen können: einen virtuellen persönlichen Assistenten.

Mein Alltag beinhaltet diverse Aufgaben. Für den einen Kunden erledige ich zum Beispiel eine Recherche über kostengünstige und gute Staubsauger, für den anderen erstelle ich eine Power-Point-Präsentation oder ich betreute seinen E-Shop oder sein Firmen-Facebook-Konto. Die Einarbeitung in die Aufgaben dauert meist nur eine kurze Zeit. Ohne das Vertrauen meiner Kunden ginge es jedoch nicht,  aber das bekomme ich auch.

Die Kommunikation funktioniert übers Telefon oder Internet, sie müssen dafür keine Buchhaltungskosten begleichen, denn sie stellen uns nicht direkt ein, sondern sie appellieren an die Dienste unseres Arbeitgebers – in meinem Fall ist es die Firma Strandschicht. In vielen Fällen entsteht eine gute Beziehung zwischen dem Kunden und dem Assistenten, der dann immer mehr Aufgaben bekommt. Für den Assistenten stellt das keine große Herausforderung dar, denn immerhin ist er mit dem Aufgabenfeld des Kunden vertraut. Virtuelle persönliche Assistenten sind meist junge Leute, die gern dazulernen wollen.
Mein Rat an Selbstständige ist also folgender: Nehmt die Dienste eines virtuellen persönlichen Assistenten in Anspruch! Das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist ein gutes, ihr könnt euch selbst entlasten, ihr gewinnt mehr Zeit für euch und ihr überlasst das Geschäft in guten Händen.“

Ich habe zwar immer noch keine „4-Stunden-Woche“ – aber mehr Entspannung im Arbeitsalltag. Die wiederum hilft mir, die durch meinen Assistenten gewonnene Zeitersparnis kreativ in neue Projekte, Ideen oder zum Beispiel diesen Blog investieren zu können. Bei der Entscheidung, einen virtuellen Assistenten als Unterstützung zu beauftragen, haben mir übrigens folgende Überlegungen geholfen:

  1. Muss ich wirklich alles selbst machen?
    Nein, muss ich nicht. Mittelerweile ist mein virtueller Assistent in vielen Dingen so viel schneller und effektiver als ich es je sein könnte, denn er kann sich für die ihm übertragenen Aufgaben Zeit nehmen, während genau diese Aufgaben bei mir nur „nebenbei“ erledigt würden. Meine Fehleranfälligkeit ist damit deutlich höher als seine.
  2. Können andere das so gut wie ich? — Teilfrage 1
    Bei der Frage schwingt scheinbar ein großes Ego mit, doch die Frage ist berechtigt, denn selbständige Unternehmer sind in einem permaneten Wettbewerb. Und diesen Wettbewerb gewinnt man (auch) durch exzellente Leistung. Allerdings ist diese Frage nur eine Teilfrage, denn die alles entscheidende ist die:
  3. Mit welcher Qualität/Leistung bin ich zufrieden? — Teilfrage 2
    An dieser Stelle war zumindest ich gezwungen, meinen eigenen Leistungsanspruch kritisch zu überprüfen und klare Kriterien dafür festzulegen, welche Arbeitsergebnisse ich erwarte. Diese Erwartungshaltung kommuniziere ich weiter. An dieser Stelle ist die Delegation übrigens auch eine hervorragende Qualitätsüberprüfung, denn so habe ich gelernt zu unterscheiden, wann etwas wirklich 100%ig sein muss – und wann auch mal 80% für ein Ergebnis völlig ausreichend sind.
  4. Was kann ich delegieren?
    Diese Frage hat mich am Anfang sehr beschäftigt und führte während der ersten Überlegungen auch zu keiner wirklich guten Lösung. Irgendwann habe ich mich in Ruhe hingesetzt und eine MindMap erstellt mit allen Tätigkeiten, die bei mir anfallen. Dann griff ich zum Rotstift und sortierte genau die Tätigkeiten unter „D“ wie „Delegation“, die bei mir echte Zeitfresser sind bzw. Tätigkeiten, die so häufig anfallen, dass ich viele davon reduzieren musste, weil ich sie allein nicht (mehr) bewältigen konnte. Heute schaffe ich gemeinsam mit meinem Assistenten effektiv sehr viel mehr – und wir sind seit einigen Monaten in der komfortablen Situation, vorausplanend arbeiten zu können. Das entstresst und entspannt!
  5. (Ab) Wann kann ich delegieren?
    Mittlerweile delegiere ich deutlich mehr und deutlich früher, weil das Vertrauen zwischen meinem Assistenten und mir sehr gewachsen ist und ich einfach weiß, dass meine ToDos bei ihm in guten Händen sind. Daher verschaffe ich mir über viele Dinge heute nur noch einen groben Überblick und überlasse ihm die gesamte Ausführung.
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3 Kommentare

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