Tipp: So meistern Sie kommunikative Herausforderungen im digitalen Raum

Ein Großteil des Arbeitslebens hat sich für viele Menschen in den virtuellen Raum verlagert. Um diese physische Distanz nicht auch zu einer sozialen Distanz werden zu lassen, um dauerhaft auch über die Entfernung ein „Wir-Gefühl“, Motivation und Zugehörigkeit aufrecht zu erhalten, braucht es das aktive Tun aller Beteiligten – insbesondere aber der Führungskräfte. Hier sind ein paar essenzielle Tipps, worauf man achten sollte.

Die momentanen Stressfaktoren erscheinen für viele Menschen angesichts der rekordverdächtigen Kurzarbeiter- und der steigenden Arbeitslosenzahlen endlos. Andere wiederum sind damit beschäftigt, Beruf und Familie unter völlig neuen Bedingungen unter einen Hut zu bringen und wieder andere versuchen, ihre Unternehmen und (Solo-)Selbständigkeiten über monatelange Durststrecken hinweg zu retten.

Produktive Arbeitstage sind heutzutage alles andere als selbstverständlich. So zu tun, als ob sie es trotzdem wären, ist in den Augen vieler Menschen schlicht und ergreifend nicht angemessen.

Ja, Unternehmen müssen die Krise möglichst schnell hinter sich lassen, Projekte müssen weitergehen, Aufträge müssen bearbeitet bzw. neu akquiriert werden, doch all das geschieht unter nach wie vor neuen, ungewohnten und vielerorts auch immer noch ungewissen und zum Teil extrem belastenden Grundbedingungen.

Führungskräfte sollten daher unbedingt ein neues Maß an Einfühlungsvermögen in ihre Besprechungen, ihre E-Mails und praktisch jede Interaktion mit den Mitarbeitenden einbringen, um den Bedürfnissen dieser neuen Ausgangslage gerecht zu werden.

Im digitalen Raum fehlt die non-verbale Kommunikation

Einfühlungsvermögen und Mitgefühl entstehen über die virtuelle Distanz nicht automatisch, denn virtuell ist die Kommunikation eingeschränkt. Je nach Belichtung, Bildschirmgröße und Anzahl der Teilnehmenden in einem Meeting, fehlen Blickkontakte und Gestik und Mimik sind auf ein Minimum reduziert oder fallen gänzlich weg. Stattdessen werden unsere Ohren und Augen massiv strapaziert, denn was virtuell passiert, kann nur gesehen und gehört werden. Eine Studie der Universität Bamberg hat untersucht, inwieweit sich das Tragen einer Maske – das im Alltag ebenfalls zu einer einschränkenden zwischenmenschlichen Interaktion führt – auf die Lesbarkeit von Emotionen auswirkt. Das Ergebnis: Die Studienteilnehmer erkannten Emotionen weniger genau und vertrauten ihren Einschätzungen seltener. Es kam zusätzlich zu Fehlinterpretationen einzelner Emotionen.

Die Einschränkung der Sinneswahrnehmungen ist für unser Kommunikationsverhalten extrem hinderlich, denn wir sind es gewohnt und zum besseren Verständnis und Miteinander auch darauf angewiesen, dass wir alle Sinnesorgane nutzen können, um verbale und non-verbale Informationen verarbeiten, interpretieren und in einen Kontext („Emotional Literacy„) setzen zu können. Vieles davon geschieht im direkten Kontakt unbewusst und in Sekundenbruchteilen.

Die virtuellen Sinneseinschränkungen machen es nun notwendig, dass wir alles, was an non-verbaler Kommunikation wegfällt, durch aktive Kommunikation ersetzen. Anstelle einer aufmunternden Berührung an der Schulter, braucht es jetzt die verbale Übersetzung des Signals in ein: „Das packst Du schon!“ Anstelle einer tröstenden Umarmung ohne Worte, braucht es jetzt die verbale Bestätigung: „Ich fühle mit dir!“ oder: „Ich bin bei dir!“

So zu tun, als würde die digitale Kommunikation nahtlos und mühelos die persönliche ersetzen können, verkennt die Vielschichtigkeit der menschlichen Kommunikation!

Führungskräfte sind gefordert, mit gutem Beispiel voranzugehen

Auch der wissenschaftliche Leiter der Bamberg-Studie empfiehlt, vermehrt Körpersprache, Gesten und mündliche Kommunikation einzusetzen, um weiterhin effektiv sozial interagieren zu können – sowohl im alltäglichen Kontext als auch im digitalen Kommunikationsraum.

Führungskräften fällt in der digitalen Welt eine Vorbildfunktion ganz neuer Art zu, denn gerade sie müssen mit gutem Beispiel vorangehen, wenn es darum geht, die fehlenden non-verbalen Aspekte der Kommunikation durch empathische und mitfühlende verbale Äußerungen zu ersetzen.

Die bereits genannten Sätze gehören beispielhaft bereits dazu. Doch auch in den virtuellen Meetings sollte das empathische Miteinander vor allem anderen stehen. Bevor die Themen des Meetings besprochen werden, sollte es eine offene Begrüßungsrunde geben, die von der Führungskraft beispielsweise mit der – aufrichtig ernstgemeinten – Frage eingeleitet werden kann: „Wie geht es Ihnen heute?“ Weil mit dieser Frage in vielen Teams ein Novum eingeläutet wird, empfiehlt es sich, dass die Führungskraft beginnt, über ihr Tagesempfinden zu sprechen. Beispielsweise könnte sie sagen: „Ich freue mich sehr, heute wieder in unserer Runde zu sein. Mir fehlt der persönliche Kontakt mit Ihnen allen.“ Sie könnte aber auch mal zugeben: „Heute spüre ich ein bisschen Lagerkoller. Darum freue ich mich umso mehr, dass wir uns heute virtuell treffen, so können wir uns gegenseitig motivieren. Wer von Ihnen kennt denn das Gefühl von Lagerkoller noch – und wie gehen Sie damit um?“

Der positive Effekt solcher Eröffnungsrunden ist das gute Gefühl, dass man mit seinen täglichen Herausforderungen nicht allein ist.

Wenn der Raum geöffnet wird, für ein mitfühlendes Miteinander, dann kann die Unterstützung aus dem Team verbal geäußert werden. So viel Zeit muss sein – und so viel Raum sollte unbedingt ermöglicht werden, um die Moral aufrecht zu erhalten.

Nehmen Sie sich Zeit für das Beenden eines Meetings

Was für den Anfang gilt, gilt auch für das offizielle Ende eines Meetings. Fragen Sie beispielsweise in die Runde, wer zum Feierabend welche Pläne hat. Fragen Sie nach, ob noch jemandem etwas auf der Seele brennt, das nichts direkt mit dem Meeting zu tun hat. Erkunden Sie sich, ob Sie für eine Person länger im Webraum bleiben sollen, um Dinge im Vier-Augen-Gespräch zu klären. Fragen Sie auch offen nach, ob es Wünsche für das nächste Meeting gibt.

Binden Sie alle mit ein

Um Meeting-Müdigkeit und die virtuelle Distanz zu überwinden, können Sie einen weiteren Aspekt einführen. Geben Sie jedem Teammitglied die Möglichkeit, einmal ein Meeting zu moderieren. Damit geben Sie die Moderation aus der Hand und können sich stärker auf die virtuelle Interaktion konzentrieren und auf das sichtbare Verhalten Ihrer Teammitglieder. Fällt Ihnen dabei ggf. auf, dass sich eine Person weniger beteiligt als sonst? Spüren Sie Aggression, Müdigkeit, Erschöpfung oder schlechte Laune im Team? Wenn Sie nicht in der Rolle des/der ModeratorIn sind, können Sie auf Nuancen achten, die Ihnen sonst nicht auffallen.

Geben Sie das Zepter der virtuellen Moderation ab. So erreichen Sie zusätzlich auch Commitment in Ihrem Team und machen deutlich: Jede/r ist mal gefordert, dass Teamergebnisse in einem Meeting erreicht werden.